Понятные процессы вместо потери времени
Я анализирую процессы, нахожу ошибки и слабые места и описываю ход работы так, чтобы его понял каждый: что происходит, в каком порядке и почему.
- Когда это помогает
- Процесс «живёт в голове» одного человека, и заменить его некому.
- Одни и те же ошибки повторяются снова и снова.
- Новые сотрудники долго осваивают процесс.
- Планируется автоматизация или ИТ-проект, но правила не описаны.
- Для аудита или системы качества не хватает документации.
- Как я работаю
- Разговор: вы описываете процесс и проблему.
- Знакомство с процессом: после подписания соглашения о неразглашении я несколько раз выполняю процесс сама и понимаю его изнутри.
- Анализ: наблюдаю и замеряю, где теряется время и возникают ошибки.
- Описание и улучшение: документирую целевой процесс и предлагаю конкретные изменения.
- Передача: вы получаете понятную документацию, а при желании я обучаю вашу команду.
Примеры из практики
Пример 1 — Сверка платежей (торговая компания, анонимизировано)
Исходная ситуация: заказы, заблокированные из-за отсутствия предоплаты, открывались вручную по одному, сверялись с платежами, документировались и отправлялись в работу.
Решение: процесс переведён в чёткие правила проверки, данные из двух источников объединены, спорные случаи отмечаются отдельно.
Результат: на обработку около 50 договоров в первом тестовом прогоне ушло примерно 40 минут вместо предполагаемых 10 часов.
Пример 2 — Информирование клиентов при задержке поставки (E-Commerce, анонимизировано)
Исходная ситуация: выгрузка содержала ошибки и была перегружена лишними данными. Многое приходилось чистить вручную, а часть клиентов не получала информацию о задержках. Из-за качества данных процесс годами не удавалось автоматизировать.
Решение: выявлены и устранены источники ошибок и лишние данные, описаны чёткие правила (кого и когда информировать, когда нужно повторное уведомление), процесс протестирован и запущен совместно с IT-отделом.
Результат: клиенты получают информацию надёжно, одним объединённым письмом. С июля 2026 процесс работает автоматически в продуктивном режиме.
Пример 3 — Архив документов (логистика, анонимизировано)
Исходная ситуация: при рекламациях документы приходилось долго искать в бумажном архиве, а процесс держался на одном человеке.
Решение: единое именование и хранение документов с доступом для всей команды.
Исходная ситуация: заказы, заблокированные из-за отсутствия предоплаты, открывались вручную по одному, сверялись с платежами, документировались и отправлялись в работу.
Решение: процесс переведён в чёткие правила проверки, данные из двух источников объединены, спорные случаи отмечаются отдельно.
Результат: на обработку около 50 договоров в первом тестовом прогоне ушло примерно 40 минут вместо предполагаемых 10 часов.
Пример 2 — Информирование клиентов при задержке поставки (E-Commerce, анонимизировано)
Исходная ситуация: выгрузка содержала ошибки и была перегружена лишними данными. Многое приходилось чистить вручную, а часть клиентов не получала информацию о задержках. Из-за качества данных процесс годами не удавалось автоматизировать.
Решение: выявлены и устранены источники ошибок и лишние данные, описаны чёткие правила (кого и когда информировать, когда нужно повторное уведомление), процесс протестирован и запущен совместно с IT-отделом.
Результат: клиенты получают информацию надёжно, одним объединённым письмом. С июля 2026 процесс работает автоматически в продуктивном режиме.
Пример 3 — Архив документов (логистика, анонимизировано)
Исходная ситуация: при рекламациях документы приходилось долго искать в бумажном архиве, а процесс держался на одном человеке.
Решение: единое именование и хранение документов с доступом для всей команды.
- Результат: документы находятся за секунды, а подмена коллег работает.
- ПредложениеПроверка процесса (Prozess-Check): вместе рассматриваем один конкретный процесс. Вы получаете краткую оценку с главными потерями времени и рекомендациями. Фиксированная цена за проект.
Описание процесса: я документирую ход работы в виде понятной инструкции (шаги, порядок, правила). Предложение по фиксированной цене заранее.
Оптимизация и внедрение: я улучшаю процесс и внедряю решение вместе с вами. Крупные автоматизации согласую с вашим IT-отделом. - Для кого:Малый и средний бизнес (торговля, e-commerce, управляющие компании, ремесло), а также юридические и налоговые бюро, которые хотят сделать процессы понятнее и быстрее.
- Конфиденциальность и защита данных (DSGVO)Ваши данные в полной безопасности. Для этого я обеспечиваю:
- Подписание соглашения о неразглашении (NDA) до начала работы.
- При необходимости — заключение договора об обработке персональных данных (Art. 28 DSGVO).
- Работу напрямую в ваших системах — данные не покидают ваш контур.
- Опыт работы с конфиденциальной информацией с соблюдением всех норм DSGVO (в частности, полученный во время работы в ассоциации помощи по подоходному налогу / Lohnsteuerhilfeverein).
- Обо мне и контакты:Элеонора Герц, MBA (Agrarmanagement). Я мыслю процессами: что и когда происходит и почему? Уже много лет работаю с обработкой заказов и в E-Commerce с SAP и Excel и постоянно улучшаю процессы на стыке отдела и IT.
Давайте коротко обсудим: напишите, какой процесс отнимает у вас больше всего времени. Я вернусь с конкретным предложением.
Контакт
Опишите кратко, какие задачи отнимают у вас больше всего времени. Я свяжусь с вами с конкретным предложением.
Ваши данные будут использованы исключительно для обработки вашего запроса
