Beispiel 1 – Zahlungsabgleich (Handelsunternehmen, anonymisiert)
Ausgangslage: Wegen ausstehender Vorauszahlung gesperrte Aufträge wurden einzeln geöffnet, mit Zahlungseingängen abgeglichen, dokumentiert und angeschrieben. Lösung: Daten aus zwei Systemen zusammengeführt, Prüfregeln in Excel, Zahlungserinnerungen als Serienmail. Nur Zweifelsfälle werden manuell geprüft. Ergebnis: Bei rund 50 Verträgen im ersten Testlauf ca. 40 Minuten statt geschätzt ca. 2 Stunden.
Beispiel 2 – Kundeninformation bei Lieferverzug (E-Commerce, anonymisiert) Ausgangslage: Kunden wurden manuell über verspätete Lieferungen informiert. Mehrere betroffene Positionen bedeuteten mehrere E-Mails, und die Daten mussten von Hand bereinigt werden. Lösung: Regeln definiert (wer wird wann informiert, wann ist eine erneute Information nötig), Daten in Excel automatisch bereinigt und je Kunde gebündelt, gemeinsam mit der IT getestet. Ergebnis: Jeder Kunde erhält eine einzige E-Mail mit allen betroffenen Positionen. Der Ablauf ist automatisiert.
Beispiel 3 – Beleg-Ablage (Logistik, anonymisiert) Ausgangslage: Bei Reklamationen wurden Ladebelege mühsam im Papierarchiv gesucht, und der Prozess hing von einer Person ab. Lösung: Tägliche Digitalisierung, einheitliche Benennung und eine Ordnerstruktur nach Datum mit Zugriff für das ganze Team. Ergebnis: Belege sind in Sekunden auffindbar, und die Vertretung im Team funktioniert.
Was ich übernehme
Auftrags-, Zahlungs-, Kunden- und Mandantenlisten pflegen und abgleichen
Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und prüfen
Serienbriefe und Serien-E-Mails vorbereiten
Wiederkehrende Excel-Auswertungen aufbauen
Manuelle Abläufe in feste Regeln überführen und automatisieren
Abrechnung auf Wunsch zum Festpreis pro Auftrag.
Für wen
Kleine und mittlere Unternehmen (Handel, E-Commerce, Hausverwaltung, Handwerk): Auftrags- und Zahlungslisten, Datenabgleich, Serienmails. Kanzleien und Steuerbüros: Mandanten-, Fristen- und Kontaktlisten, Serienbriefe.
Vertraulichkeit & Datenschutz
Ihre Daten sind bei mir sicher. Deshalb gilt:
Ich unterzeichne vorab eine Verschwiegenheitserklärung.
Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
Ich arbeite in Ihren Systemen, die Daten verlassen Ihre Umgebung nicht.
Erfahrung im Umgang mit sensiblen Unterlagen unter Einhaltung der DSGVO habe ich u. a. in einem Lohnsteuerhilfeverein gesammelt.
Über mich und Kontakt
Eleonora Herz – MBA (Agrarmanagement), langjährige Erfahrung in Auftragsabwicklung, SAP und Excel sowie in der Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Ich arbeite strukturiert, selbstständig und remote. Sprechen wir kurz darüber: Schreiben Sie mir, welche Aufgaben bei Ihnen Zeit kosten. Ich melde mich mit einem konkreten Vorschlag.
Kontakt
Schildern Sie kurz, welche Aufgaben bei Ihnen Zeit kosten. Ich melde mich mit einem konkreten Vorschlag.
Ihre Angaben werden nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.
